Cada año atendemos casos de empresas que perdieron meses o años de datos contables porque el disco duro falló, el servidor se dañó o alguien borró la base de datos accidentalmente. La mayoría tenían "respaldos" — el problema es que esos respaldos no funcionaban, estaban incompletos o estaban guardados en el mismo equipo que falló.
¿Qué incluye una base de datos de CONTPAQi?
Antes de hablar de respaldo, es importante entender qué se puede perder. CONTPAQi guarda su información en varios lugares:
- Base de datos de empresa: Pólizas, cuentas, catálogos, presupuestos. Es el archivo más crítico.
- Archivos de configuración: Reportes personalizados, formatos de impresión, usuarios y permisos.
- Archivos XML de CFDI: Las facturas emitidas y recibidas que el SAT puede solicitar en cualquier momento.
- Actualizaciones y complementos: La versión del software instalada.
⚠️ Error común
Muchos usuarios guardan solo la base de datos y olvidan los XML de CFDI. Si el SAT los solicita en una auditoría, no basta con el CFDI timbrado — necesitas el archivo XML original.
Tipos de respaldo en CONTPAQi
Respaldo desde el sistema (recomendado)
CONTPAQi tiene una función nativa de respaldo en: Utilerías → Respaldar empresa. Este método genera un archivo comprimido (.zip o .bak según la versión) que incluye toda la información de la empresa seleccionada. Es el método más confiable porque CONTPAQi cierra correctamente todos los archivos antes de copiarlos.
Respaldo de archivos directamente
Copiar la carpeta de datos de CONTPAQi directamente mientras el sistema está abierto puede generar archivos corruptos. La base de datos puede estar siendo escrita por el sistema en el momento de la copia. Solo usa este método con el sistema completamente cerrado.
Respaldo automático programado
Las versiones recientes de CONTPAQi permiten programar respaldos automáticos en Utilerías → Programar respaldo automático. Configúralo para que corra fuera del horario laboral (ej. 11 PM) y guarde en una ubicación diferente al servidor.
¿Con qué frecuencia debo respaldar?
| Volumen de operación | Frecuencia mínima | Recomendado |
|---|---|---|
| Empresa pequeña (<20 pólizas/día) | Semanal | Diario |
| Empresa mediana (20-100 pólizas/día) | Diario | Diario + semanal a nube |
| Despacho contable (varios clientes) | Diario por cliente | Al terminar cada sesión |
¿Dónde guardar el respaldo?
La regla es simple: el respaldo no puede estar en el mismo lugar que el original. Si el servidor falla, el disco duro que está junto a él falla también. Opciones recomendadas:
- USB externo: Económico, pero requiere disciplina humana para hacerlo. Se puede perder o dañar.
- NAS (servidor de almacenamiento en red): Automático, en la misma oficina pero en hardware diferente.
- Nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox): El más seguro en caso de robo o desastre físico. Costo mensual mínimo.
- Combinación NAS + nube: Lo ideal para empresas medianas.
Lo más importante: prueba que el respaldo funciona
Tener un archivo de respaldo no significa que sirve. Una vez al mes, intenta restaurar el respaldo en un equipo diferente o en una empresa de prueba dentro de CONTPAQi. Si el archivo abre correctamente y los datos están completos, tu respaldo es válido. Si no lo has probado, no sabes si sirve.
✅ Prueba rápida
En CONTPAQi: Utilerías → Restaurar empresa → selecciona el archivo de respaldo → elige "empresa de prueba" como destino. Si restaura sin errores, tu respaldo funciona.
¿Necesitas ayuda para configurar respaldos automáticos de CONTPAQi?
Configuramos respaldos automáticos programados con verificación. Como distribuidores autorizados CONTPAQi en Durango, lo hacemos en una visita.
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